Retrouvez les demandes importantes sans parcourir toute la boîte du cabinet : Clara prépare les réponses et organise les rendez-vous à valider.
Échanges illustratifs · dossiers et données fictifs
Ce client demande un point bilan. Peux-tu organiser le rendez-vous ?
Je repère la demande dans son e-mail, consulte les disponibilités autorisées et prépare une proposition de créneaux ainsi qu'un brouillon d'invitation.
Vous validez la proposition avant que je l'envoie ?
Clara, quelle demande doit-on traiter en premier ce matin ?
Dans cette boîte d'exemple, un avis de contrôle fiscal nécessite l'attention de l'expert-comptable. Les pièces jointes sont associées au dossier et un brouillon de réponse est prêt.
Vous validez le destinataire et la réponse avant envoi ?
Deux rendez-vous se chevauchent demain. Que proposes-tu ?
Je signale le conflit et prépare un autre créneau disponible. Le rappel de la veille et l'invitation restent en attente ; je ne confirme ni ne déplace aucun rendez-vous.
Vous validez le changement et le rappel avant envoi ?
Un dossier fictif, de la demande au résultat. La démo ne démarre qu'à votre clic.
Je trie les e-mails du cabinet, prépare les réponses et organise les rendez-vous, rappels et conflits d'agenda après validation du collaborateur.
Les connexions et les modalités de contrôle sont à définir avec vous ; leur disponibilité dépend de vos outils et du périmètre retenu.
Outlook ou Gmail : les échanges utiles au dossier, selon les accès que votre cabinet autorise.
Les données nécessaires à la mission, via une connexion ou des exports selon les possibilités de votre outil.
Les documents de votre stockage partagé, dans le périmètre des dossiers que vous choisissez.
Une vue des e-mails par client, sujet et niveau d'attention, avec les pièces associées.
Des brouillons fondés sur vos consignes, pour une réponse claire et cohérente.
Des propositions de créneaux, invitations et rappels de la veille, avec les conflits signalés.
Les messages et documents destinés aux clients sont préparés pour relecture. Votre collaborateur autorise l'envoi.
Un suivi des actions et des sources est prévu dans le périmètre de la mission, pour retrouver ce qui a été préparé et validé.
Hébergement en France ou sur vos serveurs : la solution, les accès et les conditions sont définis avec votre cabinet avant la mise en place.
Non. Aucune réponse ne part et aucun rendez-vous n'est confirmé sans validation du collaborateur. Clara prépare les propositions, invitations et rappels ; vous autorisez leur envoi.
Elle le signale et propose des alternatives sur la base des disponibilités auxquelles vous lui donnez accès. Elle ne déplace pas un rendez-vous de sa propre initiative.
Le secret professionnel reste une exigence de votre cabinet. Avant toute connexion, nous définissons les données nécessaires à le tri des e-mails et la préparation des rendez-vous, les droits d'accès, les conditions de traitement et l'hébergement. Ne transmettez pas de données clients sensibles dans la démo publique : elle utilise uniquement un dossier fictif.
Nous partons de une boîte mail et d'un agenda autorisés, de vos modèles et de vos règles. Nous définissons le périmètre, vérifions les accès puis testons les résultats avec un collaborateur avant d'élargir l'usage.
Le délai dépend des accès à vos outils, de la qualité des données et du périmètre choisi. Nous convenons d'un premier cas test pour le tri des e-mails et la préparation des rendez-vous, puis vous comparez le résultat à votre façon de travailler. Aucun gain de temps chiffré n'est garanti.
Nous étudions votre messagerie Outlook ou Gmail, votre logiciel comptable et votre stockage des pièces. Selon leurs possibilités, une connexion ou des exports peuvent être nécessaires. La compatibilité est vérifiée avant de vous proposer une mise en place.
Identifiez les tâches à déléguer en priorité dans votre cabinet d'expertise comptable.
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