Alix est l'assistant de l'expert-comptable dans sa messagerie. Vous lui envoyez un vocal entre deux rendez-vous : il lit vos e-mails, consulte vos dossiers clients, gère votre agenda et confie le travail aux autres agents. Pour les associés qui passent leurs journées chez les clients.
Un message vocal suffit : Alix prépare vos e-mails, votre agenda et vos dossiers. Vous gardez la main.
Vous gardez la main. Alix ne consulte que les dossiers auxquels vous avez accès, et tout message destiné à un client attend votre accord.
CAS D'USAGE CONCRETS
Ce qu'Alix peut faire pour vous
SCÉNARIO 1 : Le point du matin
0:06
Qu'est-ce que j'ai aujourd'hui, et qu'est-ce qui est urgent ?
3 rendez-vous : 9 h 30 Garage Perrin, 14 h Dr Lefèvre, 17 h la banque de la Menuiserie Aubert. Une urgence : l'avis de vérification fiscale d'Aubert, arrivé dimanche. Je bloque 30 minutes à 11 h pour le regarder ?
SCÉNARIO 2 : Préparation avant RDV
0:07
J'arrive chez Garage Perrin dans 10 minutes. Rappelle-moi où on en est.
Paie d'octobre presque prête : il manque l'arrêt de travail de Kévin. Une facture de 1 204 € de Pièces Auto Distribution est sans justificatif. Deux points à aborder avec M. Perrin.
SCÉNARIO 3 : Compte rendu en vocal
0:12
Note : Mme Marchand veut passer en SAS l'an prochain, elle hésite sur sa rémunération. Rappelle-moi en novembre.
Note ajoutée au dossier Boulangerie Marchand. Rappel créé pour le 4 novembre. Je lui prépare un e-mail de récapitulatif, à valider ?
SCÉNARIO 4 : Relances en un message
Relance tous les clients qui n'ont pas envoyé leurs pièces de septembre.
12 clients concernés. Léo a envoyé les relances dans votre ton. 3 clients en sont à leur troisième relance : je les ajoute à votre liste d'appels ?
SCÉNARIO 5 : Recherche dans un dossier
0:04
Le Dr Lefèvre a bien payé sa CFE ?
Oui : 1 284 € prélevés le 15 décembre, avis et justificatif rangés dans son dossier. Je vous envoie le PDF ?
NOUVEAU · ALIX+
Alix+ : votre standard, même quand personne n'est disponible
Alix+ est un standard téléphonique vocal pour le cabinet. Elle décroche, comprend la demande, répond ou organise la suite, puis informe le bon collaborateur.
Répond à chaque appelLes appels entrants sont pris, y compris en dehors des heures d'ouverture.
Identifie et qualifieClient existant ou prospect, objet de l'appel, dossier concerné et niveau d'urgence.
Répond aux questions simplesHoraires, pièces à envoyer, statut d'un dossier lorsque le cabinet l'autorise.
Prend rendez-vousDans l'agenda du collaborateur disponible, ou programme un rappel.
Transfère les urgencesLes appels urgents sont transférés immédiatement vers la bonne personne.
Envoie un résuméAprès chaque appel, un résumé écrit part au collaborateur concerné.
APPEL FICTIF · 19 h 04 : question de TVA
Bonjour, vous êtes bien au cabinet. Je suis Alix+, l'assistant vocal du cabinet. Vous pouvez à tout moment demander à laisser un message à une personne. Que puis-je faire pour vous ?
Bonsoir, j'ai reçu un courrier des impôts au sujet de ma déclaration de TVA, je ne comprends pas ce qu'on me demande.
Je comprends. Pouvez-vous me donner le nom de votre société ? Avez-vous une date limite indiquée sur le courrier ?
Boulangerie des Tilleuls. Il faut répondre sous trente jours.
Merci. Ce n'est pas urgent ce soir : je vous propose un rendez-vous téléphonique avec votre collaboratrice, mardi à 9 h 30 ou mercredi à 14 h.
Mardi 9 h 30, c'est parfait.
C'est noté : mardi à 9 h 30. Vous recevrez une confirmation par SMS. Pensez à envoyer une photo du courrier en réponse à ce message. Bonne soirée !
Fiche envoyée au collaborateur
Résumé d'appel · Boulangerie des Tilleuls (exemple fictif)
Appel reçu : 19 h 04 (hors horaires)
Appelant : client existant
Objet : courrier de l'administration sur la déclaration de TVA
Urgence : normale · réponse attendue sous 30 jours
Action : rendez-vous téléphonique mardi 9 h 30, ajouté à votre agenda
À prévoir : le client envoie une photo du courrier
Transparence. Dès le début de l'appel, l'appelant est informé qu'il parle à un assistant vocal. Il peut à tout moment demander à laisser un message à une personne du cabinet.
Parlons de votre cabinet
15 minutes pour faire connaissance. Sans engagement.
Comptigo-Ai