Collecte des pièces comptables : organiser et automatiser la récupération des documents clients
Des pièces qui arrivent par e-mail, par photo, par courrier ou pas du tout : la collecte est souvent le premier goulet d'étranglement du cabinet. Voici comment la structurer.
Les causes des pièces manquantes
- Le client ne sait pas exactement ce qu'on attend de lui
- Les demandes arrivent trop tard, au moment de la TVA ou de la clôture
- Les pièces arrivent par des canaux dispersés
- Personne ne voit d'un coup d'œil quels dossiers sont incomplets
Mettre en place une collecte régulière
Fixez une date de dépôt mensuelle, partagez une liste claire des documents attendus et centralisez les envois dans un seul canal. Un tableau de suivi par dossier montre ce qui manque.
Ce que l'automatisation change
Un agent compare chaque mois les relevés bancaires aux pièces reçues, liste ce qui manque par client, relance et range les documents reçus dans le bon dossier. Vos collaborateurs voient directement les dossiers complets et ceux qui posent problème.
Et la facture électronique ?
La réforme de la facturation électronique va réduire la saisie des factures entre entreprises. Elle ne règle pas tout : notes de frais, tickets, relevés de plateformes, opérations à expliquer et dossiers de clôture resteront à collecter.
Questions fréquentes
Les clients doivent-ils installer une application ?
Non. Ils répondent par e-mail, en envoyant une photo ou un PDF, comme aujourd'hui.
Les documents sont-ils stockés en sécurité ?
Ils sont rangés dans votre GED ou votre logiciel actuel, avec un hébergement en France ou sur vos serveurs.
Ressources gratuites
Checklist de collecte des pièces comptables
Les documents à récupérer chaque mois auprès de vos clients, pour une tenue comptable sans trous.
Ouvrir la checklist Modèles d'e-mailsModèle de mail de relance pour pièces comptables
Un premier e-mail de relance clair et courtois pour récupérer les justificatifs manquants de vos clients.
Copier le modèle ChecklistsChecklist : dossier comptable complet
Les points à vérifier avant de considérer un dossier comme complet et prêt pour la révision.
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