Relance des pièces comptables : récupérer les justificatifs sans y passer vos journées

Pourquoi les relances de pièces prennent autant de temps

Le problème n'est pas d'écrire un e-mail. C'est tout ce qui l'entoure : identifier les opérations sans pièce, retrouver le bon contact, adapter le message, suivre les réponses, relancer ceux qui ne répondent pas, puis lire et classer ce qui arrive. Sur un portefeuille de 150 dossiers, ces gestes se répètent des centaines de fois par mois.

• Repérer les opérations bancaires sans justificatif
• Écrire un message clair, avec la liste exacte
• Suivre qui a répondu, et relancer les autres
• Lire les pièces reçues et les rattacher à la bonne opération

Les bonnes pratiques pour des relances efficaces

• Une date de dépôt fixe chaque mois, connue du client
• Un message qui liste chaque opération avec date et montant
• Des photos acceptées, pas seulement des PDF
• Une deuxième relance après 5 à 7 jours, puis une dernière avant l'échéance
• Un appel pour les clients qui ne répondent jamais par écrit

Ce qu'un agent IA fait à la place de vos collaborateurs

Léo, notre agent de relance, compare le relevé bancaire aux pièces déjà reçues, rédige une relance personnalisée pour chaque client, relance selon vos règles et lit les réponses, même quand le client écrit « voilà la facture du four ». Il rattache chaque pièce à la bonne opération et met de côté les cas douteux, comme un montant qui ne correspond pas.

Vous gardez le contrôle

Léo ne passe aucune écriture. Vous choisissez le ton des messages, la fréquence des relances et les clients concernés. Chaque action est tracée dans un journal consultable.